Organizacja walnych zgromadzeń i zgromadzeń wspólników

Sprawy wymagające zwołania zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników to organ właścicielski spółki, w którego skład wchodzą wszyscy wspólnicy spółki. Wspólnicy spółki z o.o. co do zasady obradują i podejmują uchwały na zgromadzeniu wspólników. Kodeks spółek handlowych wprowadza w art. 228 katalog spraw wymagających podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, są to:

1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;

2) postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;

3) zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;

4) nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;

5) zwrot dopłat;

6) zawarcie umowy, o której mowa w art. 4 § 1 pkt 4 lit. f k.s.h. (uchwały, która wywiera decydujący wpływ na działalność spółki kapitałowej zależnej albo spółdzielni zależnej, w szczególności przez zawarcie między spółką dominującą a spółką zależną umowy przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysku przez taką spółkę).

Nie jest to katalog zamknięty, zgromadzenie wspólników podejmuje uchwały również w innych wypadkach przewidzianych w kodeksie spółek handlowych (przykładowo art. 229, art. 230 – czynności o wartości dwukrotnie przekraczającej wysokość kapitału zakładowego, art. 233 – uchwała o dalszym istnieniu spółki, art. 2331, art. 255 § 1 – zmiana umowy spółki, art. 260 § 1 – podwyższenie kapitału zakładowego, art. 263 § 1 – obniżenie kapitału zakładowego, art. 270 pkt 2 i 21 – rozwiązanie spółki, art. 273 k.s.h.). Dodatkowo, umowa spółki może poddać pod głosowanie zgromadzenia wspólników szerszy zakres spraw, przyznając zgromadzeniu wspólników większy zakres uprawnień.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników a nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Kodeks spółek handlowych wyróżnia dwa rodzaje zgromadzeń wspólników: zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników. Zwyczajne zgromadzenie wspólników (dalej również: „ZZW”) zwołuje się w przypadkach określonych w ustawie, przedmiotem jego obrad są trzy kwestie:

1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
2. powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
3. udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Nadzwyczajne zgromadzenia wspólników (dalej również: „NZW”) to wszystkie te, które nie mają charakteru zwyczajnych (czyli dotyczą spraw niewskazanych w powyższym katalogu). Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się zatem w sytuacjach określonych w art. 228 pkt 2-6 k.s.h., w innych przepisach kodeksu spółek handlowych oraz wskazanych w umowie spółki. Większość zgromadzeń wspólników ma tryb zgromadzeń nadzwyczajnych.

Kiedy zwołuje się zgromadzenie wspólników?

Zwyczajne zgromadzenie wspólników, zwane również walnym zgromadzeniem, odbywa się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (co do zasady rok obrotowy kończy się 31 grudnia, zatem ZZW powinno odbyć się do 30 czerwca roku kolejnego).

W stosunku do nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, nie ma ściśle określonych terminów lub ram czasowych kiedy powinno się odbyć. NZW zwołuje się w przypadkach określonych w ustawie lub umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

Kto zwołuje zgromadzenie wspólników?

Zgromadzenie wspólników (zarówno ZZW jak i NZW) co do zasady zwołuje zarząd spółki. W dalszej części artykułu przyjrzymy się trybowi zwoływania zgromadzeń wspólników.

Rada nadzorcza (komisja rewizyjna) ma prawo zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników jeśli zarząd nie zrobił tego w terminie (dla przypomnienia ZZW powinno odbyć się najpóźniej 30 czerwca danego roku). Rada nadzorcza (komisja rewizyjna) ma prawo zwołać również NZW jeśli uznaje to za wskazane, a zarząd nie zrobił tego w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia żądania zwołania NZW.

Wspólnik (lub wspólnicy) reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału zakładowego spółki mogą żądać od zarządu zwołania NZW oraz przedstawić plan porządku obrad. Żądanie należy przedstawić zarządowi co najmniej miesiąc przed planowanym terminem zgromadzenia. Umowa spółki może przyznać takie uprawnienie również wspólnikowi (wspólnikom) reprezentującym niższy udział w kapitale zakładowym. W przypadku niezwołania przez zarząd zgromadzenia wspólników w terminie 2 tygodni od przedstawienia tego żądania, wspólnicy mogą wystąpić do sądu rejestrowego o upoważnienie do zwołania zgromadzenia wspólników. Uprawnienie wystąpienia o sądowe upoważnienie do zwołania zgromadzenia wspólników aktualizuje się również gdy zarząd nie uwzględni przedstawionego przez wspólników planu porządku obrad.

Dodatkowe uprawnienia dotyczące zwoływania zgromadzeń wspólników mogą zostać przyznane w umowie spółki.

Tryb zwoływania zgromadzeń wspólników

Zwołanie zgromadzenia wspólników może nastąpić w dwóch trybach – trybie formalnym i trybie nieformalnym z art. 240 k.s.h. Tryb formalny zakłada wysłanie na adresy wspólników zaproszeń na zgromadzenie (o czym szerzej poniżej), zaś tryb nieformalny umożliwia powzięcie uchwał mimo braku wcześniejszego zwołania zgromadzenia wspólników. Warunkiem jest obecność wszystkich wspólników (reprezentowanie całości kapitału zakładowego spółki) oraz zgoda wspólników na odbycie zgromadzenia i podjęcie określonych uchwał (brak sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad).

Kodeks spółek handlowych zezwala także na podjęcie uchwały wspólników poza zgromadzeniem wspólników jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd poprzez wystosowanie na adresy wspólników zaproszeń za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich. Po udzieleniu przez wspólnika pisemnej zgody, zaproszenia można nadać również w formie elektronicznej na wskazany przez wspólnika adres do e-doręczeń lub pocztą elektroniczną (na adres e-mail). Umowa spółki może uszczegóławiać regulacje w zakresie trybu zwoływania zgromadzenia wspólników.

Zaproszenia wysyłane są wspólnikom co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia. Oznacza to, że zaproszenia na ZZW, które ma odbyć się 30 czerwca, musi zostać wysłane najpóźniej 16 czerwca (lub w poprzedzającym ten dzień dniu roboczym). Przy wysyłce zaproszeń należy uwzględnić czas obiegu korespondencji na poczcie. Celem jest zawiadomienie wspólników o terminie zgromadzenia odpowiednio wcześniej, tak aby mieli oni szansę się na zgromadzeniu pojawić.

Zaproszenie powinno zawierać datę (dzień i godzinę), miejsce oraz szczegółowy porządek obrad zgromadzenia. Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki lub innym miejscu wskazanym w umowie spółki. Wspólnicy mogą także wyrazić zgodę na piśmie na odbycie zgromadzenia wspólników w innym niż w/w miejscu.

Zamieszczenie szczegółowego porządku obrad w zaproszeniu na zgromadzenie jest o tyle istotne, że co do zasady na zgromadzeniu wspólników można podjąć jedynie uchwały objęte porządkiem obrad. W trakcie zgromadzenia wspólników uchwałę nieobjętą planowanym porządkiem obrad można podjąć jedynie w sytuacji, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu oraz żaden ze wspólników nie zgłosił sprzeciwu.

Pełnomocnictwo na zgromadzenie wspólników

Wspólnik spółki nie musi brać osobiście udziału w zgromadzeniu wspólników, może zostać zastąpiony podczas obrad zgromadzenia oraz w głosowaniu przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być inny wspólnik, członek rady nadzorczej, prokurent, nie może być nim zaś członek zarządu czy też osoba pracownik spółki. Jeden pełnomocnik może reprezentować na zgromadzeniu kilku wspólników.

Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników powinno zostać udzielone w formie pisemnej. Przed udzieleniem pełnomocnictwa wybranej przez wspólnika osobie warto również przeanalizować umowę spółki – może ona bowiem przewidywać szczególne wymogi dot. formy pełnomocnictwa, osoby pełnomocnika czy nawet wyłączać możliwość uczestnictwa w zgromadzeniu przez pełnomocnika.

Należy również zwrócić uwagę na odpowiednie ujęcie zakresu umocowania. Samo pełnomocnictwo ogólne do udziału w zgromadzeniu wspólników nie pociąga za sobą automatycznie upoważnienia do oddania głosu. Aby pełnomocnik mógł zagłosować, pełnomocnictwo powinno literalnie wskazywać taką możliwość.

Pełnomocników obowiązują takie same ograniczenia jak wspólników – oznacza to, że pełnomocnik nie może głosować nad uchwałami dotyczącymi osoby mocodawcy (tj. jego odpowiedzialności wobec spółki, udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między tym wspólnikiem a spółką).

Podejmowanie uchwał przez zgromadzenie wspólników

Wspólnicy spółki podejmują uchwały na zgromadzeniu wspólników. Każdemu wspólnikowi przysługuje ilość głosów odpowiadająca ilości posiadanych przez niego udziałów (z tym zastrzeżeniem, że umowa spółki może wprowadzać inne regulacje).

Co do zasady, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów, jeśli ustawa lub umowa spółki nie wprowadzają obostrzeń dotyczących frekwencji wspólników. Umowa spółki może przykładowo wprowadzać odnośnie do frekwencji na zgromadzeniu wspólników wymóg kworum.

Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeśli co innego nie wynika z ustawy lub umowy spółki. Kodeks spółek handlowych wprowadza w tym zakresie bardziej surowe wymogi dot. m.in. uchwał dotyczących zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części – zapadają one większością dwóch trzecich głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów.

Głosowanie jest jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Tajne głosowanie zarządza się na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.

Protokół z walnego zgromadzenia wspólników

Ze zgromadzenia wspólników sporządza się protokół obejmujący wszystkie podjęte na nim uchwały. W większości przypadków wystarczającą formą będzie sporządzenie pisemnego protokołu. W każdym przypadku wspólnicy mogą zdecydować się jednak na odbycie posiedzenia z udziałem notariusza oraz sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników w formie aktu notarialnego. Obowiązek spisania protokołu w formie aktu notarialnego może wynikać z ustawy lub umowy spółki. Kodeks spółek handlowych przewiduje wymóg aktu notarialnego dla protokołu zgromadzenia wspólników, na którym podjęto uchwałę w przedmiocie:

1. 1. zawiązania spółki z o.o.,
   2. rozwiązania spółki z o.o.,
   3. zmiany treści umowy spółki z o.o. (art. 255 k.s.h.),
   4. obniżenia wysokości kapitału zakładowego dokonane w trybie art. 199 § 5 k.s.h.,
   5. przeniesienia siedziby spółki za granicę (art. 270 § 2 k.s.h.).
   6. decyzje wspólników dotyczące zmiany umowy spółki, podejmowane poza zgromadzeniem wspólników, na przykład w trybie obiegowym lub pisemnym (art. 227 § 2 k.s.h.).

Koszt obsługi prawnej walnego zgromadzenia

Obsługa walnych zgromadzeń spółki przez kancelarię wyceniania jest indywidualnie. Koszt uzależniony jest od tego, czy pomoc prawna ograniczona jest do opracowania stosownej dokumentacji w tym uchwał, czy obejmuje też stacjonarną obsługę samego walnego zgromadzenia. Koszt opracowania standardowej dokumentacji wynosi między 3500-4500zł netto, zaś dodatkowo pomoc prawna na samym walnym wyliczana jest godzinowo wg. stawki 400 zł netto. Stawki preferencyjne są stosowane wobec podmiotów znajdujących się w tzw. stałej obsłudze prawnej (tutaj więcej informacji).