Obsługa prawna spółki córki zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce

Wejście zagranicznego przedsiębiorcy na rynek polski to decyzja strategiczna, której konsekwencje prawne, podatkowe i organizacyjne sięgają znacznie dalej niż sam wybór formy działalności. Polskie prawo przewiduje kilka form, w jakich zagraniczny przedsiębiorca może rozpocząć działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – w praktyce najczęściej rozważane są dwie konstrukcje: 1) oddział przedsiębiorcy zagranicznego lub 2) utworzenie polskiej spółki córki, najczęściej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w której jedynym lub większościowym wspólnikiem jest spółka zagraniczna. Każda z tych form rządzi się odmiennymi regułami w zakresie odpowiedzialności, możliwości operacyjnych oraz wymogów regulacyjnych, a wybór między nimi powinien być poprzedzony rzetelną analizą uwarunkowań biznesowych klienta. W niniejszym artykule koncentrujemy się na drugiej z tych form – polskiej spółce córce zagranicznego inwestora.

W oparciu o stan faktyczny jednej z prowadzonych przez Kancelarię spraw, omawiamy następujące zagadnienia:

1. Utworzenie polskiej spółki z o.o. jako spółki córki zagranicznego inwestora,
2. Praktyczne haczyki prawne związane z funkcjonowaniem spółki córki powiązanej kapitałowo i osobowo z przedsiębiorcą zagranicznym,
3. Zakres bieżącej obsługi korporacyjnej spółki córki prowadzonej przez Kancelarię w języku angielskim,
4. Specyfikę pracy z dwujęzyczną dokumentacją korporacyjną oraz obsługi zagranicznych członków organów spółki.

Właściciele spółki zagranicznej prowadzącej działalność na rynku europejskim podjęli decyzję o rozpoczęciu działalności na rynku polskim. Po analizie dostępnych form prowadzenia działalności na rynku polskim klient zdecydował o utworzeniu spółki z o.o. jako spółki córki, w której jedynym wspólnikiem jest spółka zagraniczna. Organy polskiej spółki (zarząd) zostały obsadzone osobami będącymi jednocześnie członkami zarządu lub wspólnikami spółki zagranicznej.

Kancelaria prowadzi bieżącą obsługę korporacyjną polskiej spółki w języku angielskim, sporządzając wszystkie dokumenty korporacyjne w wersji dwujęzycznej (polsko-angielskiej). Zakres obsługi obejmuje doradztwo korporacyjne dla zagranicznych przedsiębiorców działających w spółce, przygotowywanie i analizę umów z polskimi kontrahentami oraz wsparcie w obowiązkach sprawozdawczych.

Spółka córka jako forma działalności inwestora zagranicznego w Polsce

Polska spółka z o.o. funkcjonująca jako spółka córka zagranicznego przedsiębiorcy stanowi odrębną osobę prawną z własnym kapitałem zakładowym, własnymi organami oraz pełną zdolnością do podejmowania samodzielnych czynności prawnych. Najistotniejszą przewagą tej formy w stosunku do oddziału jest brak odpowiedzialności wspólnika (spółki zagranicznej) za zobowiązania polskiej spółki córki (art. 151 § 4 k.s.h.) oraz brak ograniczeń w zakresie przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej.

Spółka córka jako odrębna osoba prawna, może samodzielnie zawierać umowy, zaciągać zobowiązania, zatrudniać pracowników oraz prowadzić niezależną politykę handlową, inaczej niż oddział, który działa zawsze w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego. Forma spółki córki jest ponadto dostępna dla inwestorów z każdego państwa, podczas gdy utworzenie oddziału przez spółki spoza Unii Europejskiej, państw EOG oraz Szwajcarii wymaga zachowania zasady wzajemności wynikającej z ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych. Powyższe uwarunkowania zdecydowały o wyborze tej formy prowadzenia działalności na rynku polskim.

„Haczyki” prawne spółki córki powiązanej kapitałowo i osobowo z inwestorem zagranicznym

Funkcjonowanie polskiej spółki córki, w której jedynym wspólnikiem jest spółka zagraniczna, a organy są obsadzone osobami z zarządu lub grona wspólników spółki matki, wymaga szczególnej uwagi w zakresie kilku obszarów regulacyjnych:

1. Wymogi formalne (art. 173 k.s.h.). Oświadczenie woli jedynego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a w przypadkach przewidzianych w ustawie – formy z podpisem notarialnie poświadczonym.
2. Szczególna reprezentacja przy umowach z członkami zarządu (art. 210 k.s.h.). W umowie między spółką a członkiem jej zarządu spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W spółkach córkach, gdy członkowie zarządu są jednocześnie członkami zarządu lub wspólnikami spółki matki, wymóg ten pojawia się przy każdej umowie wewnątrzgrupowej z ich udziałem (umowy o świadczenie usług, licencyjne, pożyczki). Szerzej o tym w artykule Pożyczka wspólnika będącego członkiem zarządu spółce z o.o. – wymogi prawne i podatkowe.
3. Ceny transferowe. Transakcje między spółką córką a spółką matką są transakcjami z podmiotem powiązanym, w związku z czym wymagają ustalenia warunków rynkowych, sporządzenia dokumentacji cen transferowych oraz złożenia informacji o cenach transferowych TPR.
4. CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Polska spółka córka ma obowiązek zgłoszenia do CRBR osób fizycznych stojących za spółką matką jako beneficjentów rzeczywistych. Wymaga to każdorazowej analizy struktury właścicielskiej grupy.

Zakres bieżącej obsługi korporacyjnej w języku angielskim

W ramach kompleksowej obsługi prawnej polskiej spółki córki Kancelaria świadczy szeroki zakres usług, dostosowany do potrzeb komunikacyjnych zagranicznych przedsiębiorców i organów spółki:

1. Przygotowanie dokumentacji korporacyjnej w wersji dwujęzycznej – protokołów Zwyczajnych i Nadzwyczajnych Zgromadzeń Wspólników, uchwał wspólników, uchwał zarządu, dokumentacji związanej ze zmianami przedmiotu działalności (kodów PKD), adresu, siedziby oraz składu zarządu;
2. Wsparcie w obowiązkach sprawozdawczych – doradztwo i obsługa korporacyjna w zakresie corocznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności, a także w zakresie złożenia stosownych dokumentów do KRS;
3. Analiza i sporządzanie umów z polskimi kontrahentami – zarówno umów dotyczących stałej obsługi, jak i jednorazowych umów handlowych. Wszystkie umowy przygotowywane są w wersji dwujęzycznej polsko-angielskiej;
4. Doradztwo korporacyjne dla zagranicznych przedsiębiorców – doradztwo dla członków zarządu i wspólników spółki matki – w bieżących sprawach związanych z funkcjonowaniem polskiej spółki, ze szczególnym uwzględnieniem różnic między systemem prawa polskiego a systemami prawnymi państwa siedziby spółki matki;
5. Reprezentacja spółki przed KRS, sądami oraz organami administracji – cała komunikacja z klientem oraz członkami organów spółki prowadzona jest w języku angielskim, a wszystkie dokumenty korporacyjne sporządzane są jako dwujęzyczne (polsko-angielskie). Pozwala to na sprawne podejmowanie decyzji przez zagraniczne organy spółki bez konieczności korzystania z zewnętrznych tłumaczeń oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień interpretacyjnych w zakresie znaczenia poszczególnych postanowień dokumentów korporacyjnych i kontraktowych.

Podsumowanie

Zagraniczni przedsiębiorcy zakładający spółkę w Polsce potrzebują wsparcia prawnego dostosowanego do specyfiki ich sytuacji – łączącego bieżącą obsługę korporacyjną z komunikacją w języku angielskim oraz dwujęzyczną dokumentacją. Kancelaria świadczy usługi jako English-speaking lawyers in Poland – w Krakowie i zdalnie na terenie całego kraju.

Obsługa prawna spółki córki zagranicznego przedsiębiorcy wymaga równoczesnego uwzględnienia kilku obszarów regulacyjnych – prawa spółek handlowych (wymogów dotyczących spółki jednoosobowej i szczególnej reprezentacji z art. 210 k.s.h.), przepisów ustawy o rachunkowości oraz przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Niedopełnienie obowiązków w którymkolwiek z tych obszarów może skutkować odpowiedzialnością organów spółki.