Pożyczka wspólnika będącego członkiem zarządu spółce z o.o. – wymogi prawne i podatkowe

Pożyczka udzielona spółce z o.o. przez jej wspólnika to jedno z częściej stosowanych narzędzi dokapitalizowania spółki (o innych sposobach dokapitalizowania spółki z o.o. przeczytają Państwo w artykule: https://kancelariakhm.pl/sposoby-dokapitalizowania-spolki-z-o-o/). Jest rozwiązaniem elastycznym i stosunkowo prostym, jednak, gdy pożyczkodawca jest jednocześnie członkiem zarządu, pojawiają się istotne wymogi formalne, których pominięcie może skutkować nieważnością umowy. W artykule omówimy następujące zagadnienia:

1. Szczególna reprezentacja spółki przy umowach z członkami zarządu,
2. Procedura powołania pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników,
3. Forma umowy pożyczki i możliwość podpisania profilem zaufanym,
4. Aspekty podatkowe: PCC, VAT, CIT oraz PIT od odsetek.

Kluczowy wymóg: szczególna reprezentacja z art. 210 § 1 k.s.h.

Podstawową zasadą jest to, że spółkę z o.o. reprezentuje zarząd. Od tej reguły kodeks spółek handlowych przewiduje jednak wyjątek o fundamentalnym znaczeniu. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h., w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Przepis ten ma zastosowanie za każdym razem, gdy drugą stroną umowy ze spółką jest osoba piastująca funkcję członka zarządu – niezależnie od tego, czy jest ona jednocześnie wspólnikiem, pracownikiem, czy osobą trzecią. Podpisanie umowy za obie strony przez zarząd w takich okolicznościach skutkuje jej bezwzględną nieważnością na podstawie art. 58 k.c. Stanowisko to jest utrwalone w orzecznictwie Sądu Najwyższego.

Pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników

Praktycznym rozwiązaniem jest powołanie pełnomocnika do zawarcia umowy w imieniu spółki przez zgromadzenie wspólników. Procedura przebiega następująco:

Krok 1 – uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy (lub umów) z oznaczonym członkiem zarządu. Uchwała powinna precyzować zakres pełnomocnictwa – w szczególności wskazywać, z którym członkiem zarządu i na jakich warunkach pełnomocnik ma zawrzeć umowę.

Krok 2 – zawarcie umowy przez pełnomocnika. Po stronie spółki umowę podpisuje wyłącznie powołany pełnomocnik, a nie zarząd. Po stronie pożyczkodawcy członek zarządu podpisuje umowę we własnym imieniu jako osoba fizyczna.

Pełnomocnikiem może być dowolna osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych – osoba spoza spółki, pracownik, radca prawny. Jeżeli pożyczek udziela kilku wspólników, dla każdej z nich spółka musi być reprezentowana przez pełnomocnika, co należy uwzględnić przy konstruowaniu treści uchwały.

Forma umowy pożyczki

Zgodnie z art. 720 § 2 k.c., umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej. Forma dokumentowa – uregulowana w art. 77² k.c. – jest spełniona przez złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie. Nie jest wymagana forma pisemna ani notarialna.

W praktyce wymóg formy dokumentowej spełniają m.in.: podpisany dokument PDF przesłany drogą elektroniczną, wiadomość e-mail z jednoznaczną identyfikacją nadawcy, a także dokument opatrzony podpisem zaufanym (profilem zaufanym). Podpis zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie jest równoważny formie pisemnej – jest jednak w pełni wystarczający do zachowania formy dokumentowej.

Aspekty podatkowe

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC)

Pożyczka udzielona spółce kapitałowej przez jej wspólnika korzysta ze zwolnienia z PCC na podstawie art. 9 pkt 10 lit. i) ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. Zwolnienie to nie obejmuje sytuacji odwrotnej, w której pożyczkodawcą jest spółka kapitałowa, a pożyczkobiorcą wspólnik.

Podatek od towarów i usług (VAT)

Jeżeli wspólnik udziela pożyczki jako osoba fizyczna prywatnie, poza działalnością gospodarczą, transakcja w ogóle nie podlega VAT, gdyż pożyczkodawca nie działa w charakterze podatnika w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT.

Jeżeli zaś wspólnik działa jako podatnik VAT, udzielenie pożyczki pieniężnej stanowi usługę finansową zwolnioną z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT.

Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) – odsetki jako koszt spółki

Odsetki wypłacane przez spółkę stanowią dla niej koszt uzyskania przychodu. Istotna jest jednak zasada kasowa: zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, odsetki naliczone, lecz niezapłacone nie są kosztem podatkowym. Koszt pojawia się dopiero w momencie faktycznej wypłaty odsetek. Oznacza to, że spółka zaciągająca pożyczkę w połowie jednego roku, a spłacająca ją z odsetkami na początku kolejnego, nie rozpozna żadnego kosztu w roku udzielenia pożyczki.

Oprocentowanie pożyczki powinno zostać ustalone na warunkach rynkowych, tj. na warunkach, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane, zgodnie z art. 11c ust. 1 ustawy o CIT. Pożyczki nieoprocentowane lub oprocentowane poniżej stawek rynkowych mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe. Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych pojawia się, gdy wartość transakcji przekracza 10.000.000 zł rocznie – przy pożyczkach udzielanych przez wspólników na potrzeby bieżące spółki próg ten zwykle nie jest osiągany.

Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) – odsetki po stronie wspólnika

Odsetki wypłacane wspólnikom stanowią ich przychód z kapitałów pieniężnych, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT. Podlegają opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem w wysokości 19% (art. 30a ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Obowiązek podatkowy powstaje w momencie faktycznej wypłaty odsetek lub postawienia ich do dyspozycji podatnika (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).

Spółka działa w tym zakresie jako płatnik: pobiera podatek z wypłacanych odsetek i przekazuje go na rachunek właściwego urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatek pobrano (art. 42 ust. 1a ustawy o PIT). Roczną deklarację PIT-8AR spółka składa do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, w którym nastąpiła wypłata.

Wspólnicy nie wykazują tych odsetek w swoich zeznaniach rocznych – podatek zryczałtowany pobrany przez płatnika jest podatkiem ostatecznym.

Podsumowanie

Pożyczka wspólnika będącego jednocześnie członkiem zarządu jest dopuszczalna i – przy prawidłowym ustrukturyzowaniu – może być korzystnym narzędziem finansowania spółki. Kluczowe jest zachowanie wymogu z art. 210 § 1 k.s.h.: spółkę przy podpisaniu umowy musi reprezentować pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, nie zaś zarząd. Naruszenie tego wymogu skutkuje bezwzględną nieważnością umowy. Pożyczka od wspólnika na rzecz spółki korzysta ze zwolnienia z PCC, a wypłacane odsetki podlegają zryczałtowanemu PIT w wysokości 19%, który spółka jako płatnik pobiera i odprowadza do urzędu skarbowego.