Zakładanie spółki zależnej lub oddziału w Polsce przez spółkę zagraniczną

Doradzamy spółkom zagranicznym przy zakładaniu spółki lub oddziału w Polsce i wspieramy je w codziennej działalności. Zajmujemy się zarówno samą rejestracją, jak i bieżącą obsługą prawną po rozpoczęciu działalności.

Wybór odpowiedniej formy zależy od planowanego modelu biznesowego, sposobu finansowania, zakresu odpowiedzialności i sytuacji podatkowej. W praktyce przedsiębiorcy zagraniczni najczęściej rozważają jedną z poniższych możliwości.

Dostępne formy działalności

Prawo polskie co do zasady pozwala spółkom zagranicznym zakładać polskie spółki z o.o. i obejmować w nich udziały. Spółka zależna w 100% należąca do spółki matki jest więc standardowym i praktycznym rozwiązaniem dla grup międzynarodowych. Istotnym ograniczeniem jest to, że jednoosobowa spółka z o.o. nie może samodzielnie zawiązać innej jednoosobowej spółki z o.o. Dlatego już na początku należy sprawdzić strukturę wspólników spółki matki.

Proces rejestracji

Kompleksowo zajmujemy się zakładaniem polskich spółek z o.o. i oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, w tym:

• doborem najkorzystniejszej formy prawnej,
• analizą dokumentów założycielskich i rejestrowych spółki matki,
• weryfikacją zasad reprezentacji i wymaganych zgód wewnętrznych,
• przygotowaniem umowy spółki, uchwał wspólników, dokumentów powołania zarządu oraz dokumentów rejestrowych,
• koordynacją tłumaczeń przysięgłych na język polski,
• prowadzeniem postępowania rejestrowego przed Krajowym Rejestrem Sądowym,
• pomocą wszystkim wspólnikom i członkom zarządu w uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, niezbędnego do podpisania dokumentów spółki w systemie S24,
• formalnościami po rejestracji, w tym zgłoszeniem beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, założeniem obowiązkowego adresu do doręczeń elektronicznych oraz wsparciem przy rejestracji VAT i VAT-UE we współpracy z biurem rachunkowym spółki,
• sprawami praktycznymi, takimi jak znalezienie wirtualnego biura, którego adres można wpisać do KRS, oraz przygotowanie dokumentów wymaganych przez bank do otwarcia rachunku spółki.

Polską spółkę z o.o. można co do zasady założyć przez system S24 albo przed polskim notariuszem.

Droga przez S24 jest zwykle szybsza i tańsza, ale opiera się na ustawowym wzorcu umowy, który nie daje pełnej swobody redakcyjnej. Sprawdza się przy prostej strukturze z wkładami pieniężnymi, standardowymi zasadami zarządzania i bez szczególnych postanowień inwestorskich czy ograniczeń zbywania udziałów.

Droga notarialna pozwala w pełni dostosować umowę spółki do potrzeb wspólników. Zwykle jest lepsza, gdy spółka potrzebuje na przykład niestandardowych uprawnień korporacyjnych, indywidualnych ograniczeń zbywania udziałów, udziałów uprzywilejowanych, wkładów niepieniężnych albo objęcia udziałów powyżej ich wartości nominalnej. W tym ostatnim przypadku część wkładu trafia do kapitału zapasowego, a nie zakładowego. Wspólnicy mogą później swobodniej dysponować tymi środkami, na przykład przeznaczyć je na pokrycie strat, bez formalnego obniżania kapitału zakładowego.

Rejestracja zdalna i podpisy elektroniczne

W wielu przypadkach spółkę można założyć bez przyjazdu zagranicznych wspólników lub członków zarządu do Polski.

Przy rejestracji online osoba uprawniona do reprezentowania spółki matki musi posłużyć się sposobem podpisu akceptowanym przez system S24. W praktyce najpewniejszym rozwiązaniem jest zwykle polski kwalifikowany podpis elektroniczny. Choć kwalifikowane podpisy wydane w innych państwach Unii Europejskiej są uznawane na podstawie rozporządzenia eIDAS, ich techniczna zgodność z polskimi systemami rejestrowymi, w tym S24, bywa zawodna.

Polski kwalifikowany podpis elektroniczny można co do zasady uzyskać na podstawie paszportu i używać go zdalnie. Przydaje się on nie tylko przy zakładaniu spółki, ale też przy późniejszych zgłoszeniach do KRS, sprawozdawczości elektronicznej, sprawozdaniach finansowych, zgłoszeniach do rejestru beneficjentów rzeczywistych i innych formalnościach korporacyjnych.

Jeżeli spółka zakładana jest u notariusza, w imieniu spółki zagranicznej podpisują ją osoby uprawnione do jej reprezentacji, na przykład członkowie zarządu albo pełnomocnik, któremu udzielą one pełnomocnictwa. W takim przypadku pełnomocnictwo oraz dokumenty potwierdzające istnienie i reprezentację spółki zagranicznej trzeba zwykle przetłumaczyć na język polski przez tłumacza przysięgłego, a w zależności od kraju, z którego pochodzą, także opatrzyć klauzulą apostille.

Dokumenty spółki matki

Aby spółka zagraniczna mogła założyć polską spółkę zależną, sąd rejestrowy wymaga wykazania istnienia spółki matki i zasad jej reprezentacji.

Dokładny zestaw dokumentów zależy od państwa siedziby i dokumentów założycielskich spółki zagranicznej, ale najczęściej obejmuje:

• odpis z właściwego rejestru handlowego,
• umowę spółki lub statut albo równoważny dokument założycielski,
• dokument wskazujący osoby uprawnione do reprezentowania spółki matki,
• uchwały wspólników lub zarządu, jeśli wymagają ich wewnętrzne zasady spółki matki,
• tłumaczenia przysięgłe tych dokumentów na język polski.

Niektóre dokumenty mogą wymagać apostille. Oceniamy to indywidualnie, biorąc pod uwagę państwo siedziby spółki, formę dokumentu i praktykę polskiego sądu rejestrowego.

Formalności po rejestracji

Po wpisie do KRS polska spółka otrzymuje numer identyfikacji podatkowej NIP i numer statystyczny REGON. Kolejne obowiązki mogą obejmować:

• złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-8,
• rejestrację na potrzeby VAT i VAT-UE, jeśli jest wymagana,
• zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych,
• założenie adresu do doręczeń elektronicznych,
• zorganizowanie księgowości, obsługi kadrowo-płacowej i zgłoszeń do ZUS,
• otwarcie rachunku bankowego spółki w Polsce.

Przeprowadzamy klientów przez prawne aspekty tych kroków i współpracujemy z biurami rachunkowymi oraz doradcami podatkowymi tam, gdzie potrzebne jest specjalistyczne wsparcie podatkowe.

Podatki, VAT i umowy wewnątrzgrupowe

Jeśli polska spółka należy do grupy międzynarodowej lub w niej działa, transakcje ze spółką matką i innymi spółkami z grupy trzeba od początku starannie ułożyć.

Najważniejsze obszary to:

• Ceny transferowe. Usługi, licencje, rozliczenia dotyczące własności intelektualnej, pożyczki, opłaty za zarządzanie i inne transakcje wewnątrzgrupowe muszą być rozliczane na warunkach rynkowych. W zależności od wartości transakcji i progów ustawowych może powstać obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych i złożenia informacji o cenach transferowych.
• Umowy wewnątrzgrupowe. Rozliczenia między spółkami z grupy powinny mieć formę pisemnych umów i odzwierciedlać rzeczywisty podział funkcji, ryzyk, aktywów i decyzji.
• Własność intelektualna. Grupa powinna wcześnie ustalić, do której spółki będą należeć prawa do rozwiązań wytworzonych w Polsce i na jakich zasadach polska spółka będzie z nich korzystać lub je przenosić.
• VAT. Do transgranicznych usług między przedsiębiorcami często stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia, dlatego może być konieczna rejestracja do VAT-UE.
• Podatek u źródła. Gdy polska spółka wypłaca spółce matce lub innej spółce z grupy dywidendę, odsetki albo opłaty licencyjne, co do zasady musi pobrać od tej wypłaty polski podatek. Dzięki przepisom unijnym lub umowom o unikaniu podwójnego opodatkowania podatek ten często można obniżyć albo w ogóle go nie płacić, ale trzeba spełnić określone warunki i mieć odpowiednie dokumenty.

Wczesne planowanie jest szczególnie ważne w spółkach technologicznych, w których rozwój oprogramowania, prawa własności intelektualnej, licencje, programy motywacyjne dla pracowników i transgraniczne usługi zwykle szybko nabierają znaczenia po rozpoczęciu działalności.

Bieżąca obsługa prawna

Nasze wsparcie nie kończy się na rejestracji. Zapewniamy bieżącą obsługę prawną polskim spółkom zależnym, oddziałom i zagranicznym przedsiębiorcom działającym w Polsce, w tym w zakresie:

• ładu korporacyjnego i spraw wspólników,
• zgłoszeń do KRS i rejestracji zmian,
• uchwał zgromadzenia wspólników i zarządu,
• umów handlowych, regulaminów, ogólnych warunków i polityk wewnętrznych,
• dokumentacji pracowniczej i doradztwa z prawa pracy,
• spraw cywilnych i gospodarczych wynikających z bieżącej działalności,
• restrukturyzacji, finansowania, reorganizacji wewnątrzgrupowych i transakcji inwestycyjnych.

Dla przedsiębiorców zagranicznych planujących działalność w Polsce spółka z o.o. w całości należąca do spółki matki jest często najbardziej wyważonym rozwiązaniem. Oddziela działalność operacyjną, ogranicza bezpośrednią odpowiedzialność spółki matki i daje elastyczną podstawę do zatrudniania pracowników, zawierania umów i inwestowania w Polsce. Ostateczny wybór powinien jednak wynikać z analizy struktury właścicielskiej grupy, modelu biznesowego, sposobu finansowania, sytuacji podatkowej i długoterminowych planów wobec polskiej działalności.