Kto może być pełnomocnikiem członka zarządu?

Z kodeksu spółek handlowych ani też z kodeksu cywilnego nie wynikają ograniczenia dotyczące udzielenia członkowi zarządu pełnomocnictwa do reprezentacji spółki. W doktrynie pojawiają się wprawdzie głosy, że udzielenie pełnomocnictwa jednemu z członków zarządu może prowadzić do obejścia prawa w zakresie obowiązującej w spółce reprezentacji łącznej. Jednak zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, pełnomocnictwo do reprezentacji spółki może zostać udzielone jednemu z członków zarządu (lub prezesowi zarządu).

W tym artykule omówimy następujące kwestie:

1. Zasady reprezentacji w spółce z o.o.
2. Pełnomocnictwo do reprezentowania spółki dla członka zarządu w przypadku reprezentacji łącznej.
3. Reprezentacja spółki podczas zawierania umowy z członkiem zarządu.
4. Prokurent.

Zasady reprezentacji w spółce z o.o.

Sposób reprezentacji spółki z o.o. reguluje kodeks spółek handlowych oraz umowa spółki. Zgodnie z art. 38 kodeksu cywilnego, osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i statucie (umowie spółki). W przypadku zarządu jednoosobowego domyślnie członek zarządu reprezentuje spółkę. Jeżeli zaś zarząd jest wieloosobowy, to zgodnie z art.  205 § 1 k.s.h., sposób reprezentowania określa umowa spółki. Domyślnie (jeśli umowa spółki nie zawiera regulacji w zakresie reprezentacji), do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Wprawdzie gdy zarząd jest jednoosobowy, spółkę zawsze reprezentuje jedyny członek zarządu, niezależnie od tego, co postanowiono w umowie spółki. Jednak celem uniknięcia wątpliwości po stronie kontrahentów warto wprowadzić do umowy spółki następujące regulacje:

• „w przypadku zarządu jednoosobowego, członek zarządu jest upoważniony do samoistnego reprezentowania spółki”;
• „w przypadku zarządu wieloosobowego, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem” lub „w przypadku zarządu wieloosobowego, do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest każdy członek zarządu działający samodzielnie” lub „w przypadku zarządu wieloosobowego, do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest prezes zarządu albo dwóch członków zarządu działających łącznie lub jeden członek zarządu działający łącznie z prokurentem”.

Przepisy lub umowa spółki mogą również wprowadzać ograniczenia w zakresie reprezentacji Spółki. Podjęcie pewnych czynności może wymagać podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników lub zarząd albo współdziałania większej ilości członków zarządu.

W celu zapewnienia sprawności obrotu, w przypadku reprezentacji dwuosobowej łącznej, wspólnicy mogą zdecydować się na udzielenie pełnomocnictwa do reprezentacji jednemu z nich, celem przyspieszenia i ułatwienia obiegu dokumentów i zawierania umów.

Pełnomocnictwo do reprezentowania spółki dla członka zarządu w przypadku reprezentacji łącznej

Z kodeksu spółek handlowych ani też z kodeksu cywilnego nie wynikają ograniczenia dotyczące udzielenia członkowi zarządu pełnomocnictwa do reprezentacji spółki. W doktrynie pojawiają się wprawdzie głosy, że udzielenie pełnomocnictwa jednemu z członków zarządu może prowadzić do obejścia prawa w zakresie obowiązującej w spółce reprezentacji łącznej. Jednak zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, pełnomocnictwo do reprezentacji spółki może zostać udzielone jednemu z członków zarządu (lub prezesowi zarządu). Powinno jednak przyjąć formę pełnomocnictwa szczególnego, tzn. zakres pełnomocnictwa powinien być ograniczony do określonej w nim czynności prawnej lub pełnomocnictwa rodzajowego tzn. obejmującego umocowanie do czynności określonego rodzaju. Udzielenie pełnomocnictwa pozostaje bez wpływu na zasady reprezentacji spółki przez jej zarząd.

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony umową spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do poszczególnych czynności. Uchwała SN z 23.08.2006 r., III CZP 68/06, OSNC 2007, nr 6, poz. 82.

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony według umowy spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do czynności określonego rodzaju. Uchwała SN z 24.04.2014 r., III CZP 17/14, OSNC 2015, nr 2, poz. 17.

Właściwie reprezentowana spółka może udzielić pełnomocnictwa do dokonania czynności prawnej osobie, która pełni funkcję prezesa zarządu. Wyrok SN z 4.02.2010 r., IV CSK 416/09, LEX nr 577698.

Wyklucza się natomiast możliwość udzielenia członkowi zarządu pełnomocnictwa ogólnego, co powodowałoby obejście przepisów w postaci zasady reprezentacji łącznej spółki.

Członek zarządu posiadający umocowanie do reprezentowania spółki powinien przedstawić kontrahentowi pełnomocnictwo celem uniknięcia wątpliwości związanych z prawidłową reprezentacją spółki (oraz co za tym idzie ważnością umowy). Osoba ta działa nie jako „członek zarządu”, a jako „pełnomocnik spółki”, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w sposobie reprezentacji spółki wskazanym w umowie.

Udzielenie członkowi zarządu pełnomocnictwa do reprezentowania spółki następuje w formie uchwały podjętej przez zarząd.

Reprezentacja spółki podczas zawierania umowy z członkiem zarządu

Zgodnie z art. 201 § 1 k.s.h., to zarząd jest organem, w zakres praw i obowiązków którego wchodzi prowadzenie spraw spółki i reprezentowanie jej. Wyjątki od zasady reprezentacji spółki przez zarząd wynikają z art. 210, art. 253 oraz art. 295 k.s.h.

Rada nadzorcza co do zasady nie reprezentuje spółki z o.o., do jej obowiązków należy stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Stosownie zaś do art. 210 § 1 k.s.h., w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Niezastosowanie się do w/w zasady, skutkuje nieważnością czynności prawnej. W doktrynie podkreśla się, że przepis dotyczy zarówno umów, które mogą wiązać się z pełnioną funkcją, jak i tych, które nie są związane z wykonywaniem funkcji członka zarządu i są zawierane przez niego jako osobę fizyczną.

Przy zawieraniu umowy w sporze z członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę tę może reprezentować – na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników – pełnomocnik umocowany rodzajowo albo do określonej umowy lub określonego sporu (art. 210 § 1 k.s.h.). Uchwała SN z 30.01.2019 r., III CZP 71/18, OSNC 2019, nr 11, poz. 110.

Pełnomocnika powołuje się na przykład w sytuacji, gdy w spółce nie została ustanowiona rada nadzorcza. Zgromadzenie wspólników podejmuje wtedy uchwałę o powołaniu pełnomocnika. Ustanowienie pełnomocnika może zatem obejmować jedynie zakres reprezentowania w umowach i sporach z członkiem zarządu. W orzecznictwie utrwalił się pogląd, zgodnie z którym zgromadzenie wspólników może powołać na pełnomocnika innego wspólnika.

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być umocowany przez zgromadzenie wspólników do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu (art. 210 § 1 k.s.h.). Postanowienie SN z 7.04.2010 r., II UZP 5/10, OSNP 2011, nr 19-20, poz. 263.

Powyższa zasada nie ma zastosowania w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.

Prokurent

Zgodnie z art. 109 (1) § 1 k.c., prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają do udzielenia prokury wyrażenia zgody przez wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki (dla spółek osobowych) lub zgody wszystkich członków zarządu (dla spółek kapitałowych). Natomiast zgodnie z art. 109 (2) § 1 k.c., prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Wymogi te mają na celu zabezpieczenie spraw spółki. Ze względu na szeroki wachlarz uprawnień przyznanych prokurentowi, powinna nim zostać jedynie osoba, którą właściciele darzą zaufaniem. Zakres prokury obejmuje bowiem wszelkie czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Możemy rozróżnić dwa rodzaje prokury: samoistną oraz łączną (właściwą i niewłaściwą). Prokurent samoistny jest uprawniony do dokonywania samodzielnie wszelkich czynności w granicach umocowania, prokura łączna właściwa zakłada łączne działalnie dwóch prokurentów, natomiast prokura łączna niewłaściwa polega na wspólnym reprezentowaniu spółki przez prokurenta łącznie z członkiem organu lub wspólnikiem. Spółki często wprowadzają w tym zakresie prokurę łączną niewłaściwą (do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem).

W odróżnieniu od pełnomocnictwa, które może w zależności od zakresu umocowania przybrać formę pełnomocnictwa ogólnego, szczególnego lub rodzajowego, spółka nie ma możliwości ograniczenia zakresu umocowania prokurenta. Stoi za tym zasada pewności obrotu. Każdy prokurent ma jednakowy zakres uprawnień wynikający z ustawy, a samo ustanowienie prokurenta podlega obowiązkowemu zgłoszeniu do KRS lub CEIDG. W przeciwnym wypadku należałoby przy dokonywaniu każdej czynności sprawdzać zakres umocowania prokurenta. Ograniczenia prokury są dopuszczalne, ale wywołują wyłącznie skutki w stosunkach wewnętrznych między przedsiębiorcą a prokurentem. Dokonana przez prokurenta czynność prawna przekraczająca umocowanie pozostaje ważna.