E-DORĘCZENIA
E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, e-Doręczenia mają moc prawną równoważną tradycyjnym listom poleconym z potwierdzeniem odbioru. Ich wprowadzenie oraz obowiązek stosowania przez określone podmioty wynikają z nowelizacji ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późn. zm.) (dalej: „Ustawa”, „Ustawa o doręczeniach elektronicznych”), która weszła w życie 1 stycznia 2025 roku.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych kompleksowo reguluje zasady doręczeń elektronicznych między podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami, a także osobami fizycznymi. Przepisy Ustawy stanowią odpowiedź na potrzebę przyspieszenia obiegu dokumentów, zapewnienia większego bezpieczeństwa oraz uproszczenia procedur prawnych i administracyjnych.
Harmonogram wprowadzenia obowiązku e-doręczeń
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-doręczeń. Obowiązek stosowania e-doręczeń stopniowo obejmie wszystkie podmioty publiczne oraz przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG lub KRS, zgodnie z przedstawionym poniżej harmonogramem wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych:
| PODMIOTY PUBLICZNE | |
| Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy). | od 01.01.2025 r. |
| Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy). | |
| Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy). | |
| Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy). | |
| Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy). | |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy). | |
| Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy). | od 01.01.2025 r. |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy). | od 01.10.2029 r. |
| Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy). | |
| PODMIOTY NIEPUBLICZNE | |
| Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:adwokata,radcy prawnego,doradcy podatkowego,doradcy restrukturyzacyjnego,rzecznika patentowego,notariusza. | od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy). | |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy). | od 01.04.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy). | od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy) | od 01.07.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy) | od 01.10.2026 r. |
Od 1 stycznia 2025 roku korzystanie z e-doręczeń stało się zatem obowiązkowe dla podmiotów publicznych oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego. Na dalszym etapie, obowiązek korzystania z e-doręczeń będzie dotyczył również przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG. Z e-doręczeń korzystać mogą również osoby fizyczne (w tym przypadku ustawa nie wprowadza obowiązku, a uprawnienie).
Założenie adresu do e-doręczeń
W celu korzystania z usługi e-doręczeń, należy założyć adres do e-doręczeń (w tym celu należy wypełnić wniosek: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen oraz podpisać go elektronicznie – profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym).
E-doręczenia dla przedsiębiorców
Dla przedsiębiorców obowiązek e-doręczeń oznacza konieczność posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Przedsiębiorcy, zarówno prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółki wpisane do KRS, będą musieli zarejestrować adres e-doręczeń w rejestrze adresów elektronicznych, dostępnym za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl (https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen). Dzięki temu wszystkie urzędowe pisma będą dostarczane elektronicznie na wskazany adres do e-doręczeń.
Dla przedsiębiorców, przed wejściem w życie obowiązku posiadania adresu do e-doręczeń, dostępna będzie usługa hybrydowa łącząca formę elektroniczną i papierową. Polega ona na tym, że urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę, gdzie jest drukowany i następnie wysyłany do adresata.
Korespondencja osoby fizycznej z sądami i urzędami
Osoby fizyczne nie mają obowiązku korzystania z systemu e-doręczeń, ale mogą z niego korzystać dobrowolnie. Po aktywacji e-doręczeń korespondencja urzędowa, w tym pisma procesowe z sądów, będzie dostarczana na adres elektroniczny osoby fizycznej.
Dla osób fizycznych korzystających z e-doręczeń, system umożliwia bezpieczne odbieranie korespondencji z sądów i urzędów, z zachowaniem wymogów potwierdzenia odbioru i zachowania terminu doręczenia.
Dla osób fizycznych, które nie posiadają adresu do e-doręczeń, dostępna jest usługa hybrydowa elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę, gdzie jest następnie drukowany i wysyłany do adresata.
Obieg korespondencji między kancelarią adwokacką a sądami i urzędami
Kancelaria, zgodnie z nowymi przepisami, jest zobowiązana do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Wszystkie pisma procesowe, zawiadomienia i decyzje sądów oraz organów administracji publicznej będą przesyłane w formie elektronicznej na zarejestrowany adres do e-doręczeń kancelarii. Podobnie kancelaria będzie wysyłać pisma drogą elektroniczną za pośrednictwem tego systemu.
Podsumowanie
Stopniowe wdrażanie obowiązku korzystania z e-doręczeń obejmie podmioty publiczne, przedsiębiorców oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, z możliwością dobrowolnego korzystania przez osoby fizyczne.
Nowe regulacje gwarantują równoważność prawną z tradycyjną korespondencją listową, jednocześnie eliminując opóźnienia wynikające z dotychczasowych metod doręczeń.
System e-doręczeń zapewnia pełne bezpieczeństwo obiegu dokumentów oraz potwierdzenie zarówno wysyłki, jak i odbioru korespondencji. Terminy procesowe będą liczone od momentu odbioru dokumentu w systemie, co wyeliminuje problemy związane z opóźnieniami w tradycyjnej poczcie.
Szukasz pomocy prawnej w ramach naszych specjalizacji? Zobacz listę usług.
Znamy realia biznesowe, zapewniamy praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców.
Posiadamy wieloletnie doświadczenie procesowe. Na bieżąco reagujemy na zmiany w przepisach prawa. Stawiamy na wiedzę, wysoki poziom naszych usług i dobrą komunikację z Klientami. Zapraszamy do kontaktu.
Blog
To może Cię zainteresować
