Praca zdalna w czasie pandemii koronawirusa. Informacje istotne z punktu widzenia pracownika i pracodawcy.

Graphic designed by Freepik from https://www.flaticon.com

8 marca 2020 r. weszła w życie ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – dalej jako „Specustawa”.

Wprowadza ona możliwość pracy zdalnej przez pracownika.

 Zgodnie z art. 3 Specustawy:

W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

 Jak widać powyższy przepis nie odpowiada na większość pytań, jakie stawia przed sobą pracodawca – kiedy takie polecenie może zostać wydane? W jakiej formie? W jakich przypadkach? Co, gdy pracownik odmówi wykonywania pracy zdalnej?

Na powyższe pytania opowiadamy na podstawie obowiązujących regulacji prawnych.

Kiedy pracodawca może skierować Cię na pracę zdalną?

Specustawa nie wskazuje enumeratywnie przypadków, w których możliwe jest skierowanie pracownika do pracy zdalnej tzn. nie określa, czy jest to możliwe dopiero, gdy w obszarze zakładu pracy pojawią się potwierdzone przypadki zachorowania na koronawirusa, czy też możliwe jest to już wcześniej. Należy jednak mieć na uwadze, że celem pracy zdalnej jest „przeciwdziałanie COVID-19”, a Specustawa została powołana w celu określenia zasad i trybu zapobiegania oraz zwalczania zakażenia wirusem SARS-CoV-2 i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej tym wirusem, w tym zasad i trybu podejmowania działań przeciwepidemicznych i zapobiegawczych w celu unieszkodliwienia źródeł zakażenia i przecięcia dróg szerzenia się tej choroby zakaźnej (art. 1 § 1 pkt 1 Specustawy). Można więc przyjąć, że ustawodawcy chodziło o podjęcie przez pracodawcę decyzji o skierowaniu do pracy zdalnej w celu zapobiegnięciu szerzenia się wirusa, a zatem również wtedy, kiedy takie ryzyko istnieje potencjalnie, ale nie zostało potwierdzone oficjalnym przypadkiem zachorowania w danym obszarze.

Jaką formę powinno przyjąć polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Z uwagi na to, że Specustawa nie narzuca żadnej formy, w której polecenie pracy zdalnej miałoby się odbyć, można założyć, że dopuszczalne jest to już w formie ustnego polecenia. Jednak z uwagi na możliwość wystąpienia w przyszłości sporu w tym zakresie, zalecamy skorzystanie z formy pisemnej, a gdy nie jest to możliwe – z formy dokumentowej (wówczas wystarczy e-mail lub sms). Specustawa nie narzuca obowiązkowego wskazania uzasadnienia takiego polecenia. Z ostrożności,  z uwagi na brak jakiegokolwiek orzecznictwa czy poglądów doktryny, zalecamy, gdy jest taka możliwość, powołanie się wprost na tę ustawę bądź nawiązanie do niej w formie opisowej (np. „Z uwagi na ogłoszony przez WHO stan pandemii…”).

Na jaki czas możesz zostać skierowany na pracę zdalnaą?

Okres, na jaki pracodawca może wydać takie polecenie, również nie został określony. Posiłkować się można jednak czasem obowiązywania ustawy, który wynosi 180 dni (art. 36 pkt 1 Specustawy). W praktyce możliwość skierowania do pracy zdalnej możliwa jest do 4 września 2020 r. (chyba, że do tego czasu ustawa zostanie uchylona lub przepis zostanie zmieniony).

Telepraca a praca zdalna

Podkreślić należy, że telepraca (uregulowana w Kodeksie Pracy- dalej jako „k.p.”) nie jest tym samym, co praca zdalna (uregulowana w Specustawie). Tym samym, również z ostrożności, zalecamy uregulowanie zasad takiej współpracy pomiędzy pracownikiem i pracodawcą (np. w jaki sposób pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, w jakiej formie itd.).

Czy możesz odmówić wykonywania pracy zdalnej?

Co w przypadku, gdy pracownik odmówi wykonania polecenia pracodawcy? Odpowiedzi należy poszukać w ogólnych regulacjach tj. przede wszystkim w art. 100 § 1 k.p., zgodnie z którego treścią Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Jednym z obowiązków pracodawcy – w stosunku do wszystkich jego pracowników – jest natomiast obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 15 k.p.). Jeżeli zatem pracownik nie wykona polecenia pracodawcy, to ten będzie mógł nałożyć na niego karę porządkową: karę upomnienia lub karę nagany (art. 108 § 1 k.p.).

W przypadku, gdy nie jest możliwe powierzenie pracownikowi powierzenia wykonywania dokładnie tych samych czynności, to na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym możliwe jest powierzenie pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Jeżeli natomiast powierzenie obowiązków łączyłoby się z obniżeniem wynagrodzenia lub nie odpowiadało kwalifikacjom pracownika, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zawrzeć aneks do umowy, który by tę kwestię regulował (oczywiście podpisanie aneksu wymaga zgody obu stron).

W ostateczności pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy, który, zgodnie z art. 168 k.p. powinien być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W orzecznictwie przyjęto, że w takim wypadku zgoda pracownika nie jest wymagana (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, LEX nr 214273).

Na gruncie art. 4 Specustawy możliwe jest również skorzystanie z dodatkowego zasiłku opiekuńczego za okres nie dłuższy niż 14 dni. Uprawniony do skorzystania z niego jest ubezpieczony zwolniony od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem (do ukończenia przez niego 8 lat) w przypadku zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko, z powodu COVID-19.

Podstawa prawna:

1. ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374),
2. ustawa z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.).